SULTRAKINI.COM: KENDARI – Guna mempermudah alur surat menyurat di lingkungan pemerintahan, Wali Kota Kendari melalui Dinas Komunikasi dan Informatika (Kominfo) meluncurkan sistem informasi persuratan (SIMPER) sebagai wadah surat menyurat berbaris digital, Rabu (4/12/2019).
Peluncuran sistem berbasis teknologi ini guna mewujudkan visi misi Pemerintah Kota Kendari selama lima tahun ini dibawah nahkoda Sulkarnain Kadir sebagai Wali Kota yakni sebagai kota layak huni berbasis ekologi, informasi dan teknologi.
Wali Kota Kendari, Sulkarnain Kadir, mengatakan disatu sisi penggunaan sistem informasi persuratan ini selain meminimalisir penggunaan kertas untuk pembuatan surat menyurat juga untuk memudahkan pemerintah dalam hal ini proses pengadministrasian maupun disposisi surat dikala tidak lagi ditempat.
“Penggunaan kertas tetap ada, tapi akan lebih efisien, selama inikan setiap tahapan selalu di print out, tentunya itu tidak efisien dan lama proses administrasinya. Sehingga ini menjadi penting termasuk proses disposisi setiap jenjang OPD itu akan lewat digital ini, mudah-mudahan dengan ini bisa langsung menyesuaikan diri, karena selama ini terbiasa nulis sekarang sudah melalui digital smartfone, ” ungkap Sulkarnain.
Kata Sulkarnain, sistem informasi persuratan ini akan berlaku secara keseluruhan dilingkup pemerintah kota, baik surat keluar maupun surat masuk, lebih-lebih di internal pemerintah kota sendiri. Akan melalui proses paraf secara elektronik. Surat masuk akan di scan dan akan dimasukkan di sistem informasi persuratan.
“Proses ini hanya internal saja, jadi suratnya tidak bisa diakses oleh umum, namun umum bisa mencek atau mengontrol ketika masyarakat atau kelompok masyarakat bersurat kepada pemerintah sudah sampai dimana posisi suratnya, kita akan upayakan itu, sehingga bisa terus dipantau, karena kadang ada masyarakat bersurat sudah satu minggu belum ada jawaban, nanti ketahuan dimana macetnya,” jelasnya.
Terkait surat keluar atau lintas daerah maupun intansi diluar pemerintah Kota, pihaknya tetap mengupayakan berbasis print out. Namun untuk sistem disposisi diinternal sebelum keluar tetap melalui proses digitalisasi.
“Selama inikan ketika ada surat, ketika kepala dinasnya atau Asisten keluar daerah misalnya harus menunggu dulu pulang, tapi setelah adanya ini ketika ada notifikasi pemberitaan masuk maka satu, dua, sampai lima surat bisa langsung diteken,” bebernya.
Sistem informasi persuratan ini, pemerintah Kota merencanakan idealnya akan mulai diterapkan di bulan Januari tahun 2020. Olehnya itu, dia berharap mudah-mudahan dengan hadirnya sistem ini bisa mempermudah dalam pelayanan kepada masyarakat Kota Kendari.
“Doakan, mudah-mudahan ini bisa berjalan dengan baik dan lancar sesuai dengan harapan kita bersama,” tutup Sulkarnain.
Sementara itu, Kepala Dinas Kominfo Kota Kendari, Moh. Nur Rasak, mengatakan untuk sistem informasi persuratan ini sudah terkoneksi di setiap OPD di lingkup pemerintah kota. Maka dari itu setiap OPD dibekali dengan satu admin khusus, agar memudahkan dalam setiap surat menyurat.
“Jadi ketika misalnya ada surat masuk di salah satu OPD dari OPD lain dalam kota itu akan ada notifikasi atau pemberitahuan, sehingga langsung ketahuan,” kata Rasak.
Selain itu, kelebihan sistem informasi ini juga sebagai tepat pengadministrasian surat menyurat karena ada jejak digital yang tertera disitus yang berbasis website itu.
“Ini akan lebih efektif berlaku dibulan Januari 2020,” pungkas Razak.
Laporan: Hasrul Tamrin
